Waarom een moderne werkplekstrategie belangrijk is voor je team
Weet je nog dat kantoorinrichting het kiezen van meubilair en het opstellen van bureaus betekende? Die dagen zijn al lang voorbij. Werkplekstrategie heeft zich ontwikkeld tot iets veelomvattenders, waarbij gedragswetenschap, organisatiepsychologie en doordacht ontwerp worden gecombineerd om omgevingen te creëren die echt werken voor de mensen die ze gebruiken.
Vooruitstrevende bedrijven erkennen steeds vaker dat hun fysieke werkplek een krachtig middel kan zijn om de cultuur vorm te geven, de productiviteit te verhogen en het welzijn van het team te ondersteunen.
Wat kan je helpen om zo'n toekomstbestendig, mensgericht kantoor te bouwen?
Wat is werkplekstrategie?
Traditionele kantoorplanning begon met de fysieke ruimte en probeerde daar mensen in te passen. Moderne werkplekstrategie draait die benadering volledig om: het is het doelbewust afstemmen van het ontwerp van werkruimten op de bedrijfsdoelen, werkprocessen en behoeften van werknemers van een organisatie. Het is een gegevensgestuurde aanpak die analyseert hoe mensen feitelijk werken om omgevingen te creëren die de productiviteit verhogen, het welzijn ondersteunen en de organisatiecultuur versterken. Een effectieve werkplekstrategie kan kantoren dus veranderen in strategische bedrijfsmiddelen die actief bijdragen aan de bedrijfsprestaties en de betrokkenheid van werknemers.
Hoe benaderen we dit complexe proces bij Space Refinery? We beginnen met het begrijpen van mensen, hun werkpatronen, behoeften, uitdagingen en ambities om omgevingen te creëren die hen dag in dag uit ondersteunen. Onze methodologie voor werkplekstrategieën is een gestructureerd proces dat is gebaseerd op vier belangrijke pijlers:
- Werknemerservaring & feedback: Onze methodologie richt zich op het begrijpen van de werknemerservaring door feedback te verzamelen via enquêtes en workshops. Dit dient als basis voor een werkplekstrategie die is afgestemd op de behoeften van het team en de productiviteit en betrokkenheid verbetert.
- Identificatie van kernwaarden: Dit proces omvat het verkrijgen van een duidelijk begrip van de leidende principes die de gewenste cultuur vormgeven. We werken eraan om de kernwaarden van het bedrijf te vertalen naar de werkruimte, zodat deze overeenkomen met wat belangrijk is voor werknemers en een omgeving wordt gecreëerd die de identiteit van de organisatie versterkt.
- Ruimteplanning voor uiteenlopende behoeften: In deze fase worden de unieke werkstijlen van medewerkers binnen de organisatie onderzocht. We onderzoeken hoe lay-out en faciliteiten diverse behoeften kunnen ondersteunen en zorgen ervoor dat de ruimtes zijn afgestemd op wat teams nodig hebben op basis van hun specifieke manier van werken om hun functies effectief uit te voeren.
- Analyse van werkactiviteiten: Dit onderdeel richt zich op het begrijpen hoe ruimtes verschillende werkfuncties en routines ondersteunen gedurende de werkdag. Het doel is om de functionaliteit en het ruimtegebruik te optimaliseren, zodat de omgeving voldoet aan de praktische behoeften van zowel werknemers als bezoekers en tegelijkertijd de efficiëntie maximaliseert.
Van inzicht tot implementatie
De uitkomsten van ons proces voor werkplekstrategie omvatten praktische hulpmiddelen voor implementatie:
- Bubbeldiagrammen: Visuele weergaven van verschillende functionele gebieden en hun relaties, waarbij ruimtelijke doelen op een visuele manier worden vastgelegd.
- Bestemmingsplannen: Strategische indelingen die je ruimte opdelen in verschillende functionele gebieden, waardoor deze overzichtelijker en efficiënter wordt.
- Sfeerborden: Visuele verzamelingen die de gewenste sfeer weergeven op basis van de voorkeuren van je team.
- Voorlopige plattegronden: Eerste lay-outs die de basisindeling van je ruimte laten zien.
Deze deliverables bieden een uitgebreide routekaart voor het transformeren van uw werkruimte in overeenstemming met de behoeften van uw mensen en uw organisatiedoelen.
De menselijke impact van strategisch ontwerp
Wanneer een werkplekstrategie goed wordt uitgevoerd, gaan de effecten verder dan esthetiek of zelfs productiviteitsmetingen. Mensen voelen zich anders over waar ze werken en gaan zinvoller met elkaar om.
Deze aanpak waarbij de mens centraal staat, levert opmerkelijke resultaten op. Zoals Thomas, medeoprichter en CEO van Nodalviewvertelde ons na de renovatie van hun werkplek: "Ons kantoor maakt onze cultuur tastbaar. Dankzij Space Refinery hebben we een omgeving gecreëerd die onze cultuur weerspiegelt en ons helpt nieuw talent aan te trekken. Het stimuleert ook samenwerking en maakt ons efficiënter, een belangrijke uitdaging voor onze uitbreiding."
A BECI, een toonaangevende bedrijfsondersteunende dienstverlener in Brussel kwam bij ons terecht toen ze zich realiseerden dat hun traditionele kantoorindeling niet langer voldeed aan de veranderende behoeften van hun team. "Toen we begonnen te verbouwen, was dat een strategische beslissing," vertelde Customer Experience Manager Francis De Molder ons. "BECI is een bedrijf dat meer dan 300 jaar oud is. We wilden een positief, modern imago neerzetten." We voerden uitgebreide teamonderzoeken, workshops en leiderschapsinterviews uit om te begrijpen hoe mensen eigenlijk werkten en wat ze nodig hadden. De resulterende ruimte transformeerde niet alleen hoe het team zich op kantoor voelde, maar ook hoe ze samenwerkten en presteerden. "Ik ben echt blij omdat we heel goede feedback krijgen van onze medewerkers, die echt blij zijn om daar te zitten, maar ook van de klanten die elke dag komen," vertelde Francis. "En ze komen terug, wat een goed teken is."
Onze aanpak richt zich sterk op de sociale dimensie van ESG-doelstellingenHet creëren van inclusieve omgevingen die verbinding, saamhorigheid en welzijn bevorderen. Voor een chemiebedrijf in Antwerpenintegreerden we biofiele ontwerpprincipes met overvloedige natuurlijke kleuren en texturen, planten en groen en maximale blootstelling aan daglicht. Het resultaat was een werkruimte waar werknemers een hogere tevredenheid rapporteerden en waar de sociale interactie tussen voorheen gescheiden afdelingen verbeterde.
Deze op de mens gerichte methodologie produceert ruimtes die relaties op de werkplek verbeteren, diverse manieren van werken ondersteunen en een gemeenschapsgevoel bevorderen - waardoor fysieke omgevingen katalysatoren worden voor een positieve organisatiecultuur.
De voordelen en ROI's van strategisch werkplekontwerp
Hoe meten we het succes en de zakelijke voordelen van een kantoortransformatie? De impact van het werkplekontwerp kan worden afgelezen aan deze meetcriteria:
- Verbeterde samenwerking, innovatie en meer focus leiden tot groei van het bedrijf: Mensgerichte ruimtes faciliteren zowel geplande als spontane interacties tussen teamleden - de belangrijkste component voor een soepele samenwerking en creativiteit. In speciale stiltegebieden kan geconcentreerd worden gewerkt zonder afleiding, waarmee de meest voorkomende klachten over kantoortuinen worden verholpen:
- Teams die fysiek samenwerken hebben 27% meer kans om baanbrekende inzichten te produceren, suggereert het onderzoek van de universiteiten van Oxford en Pittsburgh.
- Uit onderzoek van i4cp is gebleken dat teams hun productiviteit met 39% kunnen verhogen door de samenwerking te verbeteren, waarbij sommige organisaties een impact tot 54% op de winstgevendheid zien.
- Uit onderzoek van Gensler is gebleken dat slecht ontworpen ruimtes de productiviteit met 19% kunnen verlagen.
- Gallup's Employee Engagement Meta-Analysis suggereert dat organisaties met betrokken werknemers 18% hogere productiviteit en 23% hogere winstgevendheid laten zien.
- Bedrijven met een hoge welzijnswaardering presteren consequent beter dan de marktbenchmarks, vermeldt het rapport "Workplace Wellbeing and Firm Performance" van 2024 van het Oxford Wellbeing Research Centre.
- Talent aantrekken en behouden: In een concurrerende arbeidsmarkt geven onderscheidende werkplekken bedrijven een voorsprong bij het werven en behouden van het beste talent:
- "Werknemers in great workplaces hebben bijna 3x zoveel kans om bij hun bedrijf te blijven, voelen zich er sterk bij betrokken en bevelen hun werkplek aan anderen aan", suggereert het persbericht van Gensler Global Workplace Survey 2025.
- 74% van de professionals zegt dat investeren in of upgraden van het kantoor een belangrijke rol speelt in hun beslissing om hun baan te houden, volgens Robert Walters Whitepaper, "Workspace Design Variables and Their Impact on Productivity, Loyalty and Engagement".
- Organisaties met betrokken medewerkers ervaren 78% minder ziekteverzuim en 21% minder verloop, zo blijkt uit de eerder genoemde Gallup Employee Engagement Meta-Analysis.
- Flexibiliteit voor hybride werk dat mensen terugbrengt: Ruimtes die zijn ontworpen voor verschillende activiteiten ondersteunen teams, of ze nu volledig op kantoor werken of hybride roosters volgen:
- 61% van de respondenten uit het onderzoek van Gensler zegt dat ze het kantoor nodig hebben om productiever te zijn, maar als dat kantoor hen de nodige inrichting biedt voor hun werk.
- 88% van de werknemers beschouwt hybride werken als het belangrijkste voordeel dat ze zouden verwachten in een nieuwe functie, zo blijkt uit de whitepaper "The Future of Work: Een trendvoorspelling voor 2024" van International Workplace Group.
- 84% van de werknemers is gemotiveerd om terug te keren naar kantoor om te socializen met collega's, terwijl 85% het waardeert om de teambanden persoonlijk aan te halen, volgens het artikel in het Special Report van de Work Trend Index van Microsoft.
- ESG-compliance: Ruimtes die gebouwd zijn om de milieu-, sociale en bestuurlijke factoren te ondersteunen, voldoen aan de Europese vereisten van duurzaamheid, sociale impact, welzijn, samenwerking en transparantie, zoals voorgeschreven door de EU-regelgeving:
- Volgens de "Richtlijn Energieprestatie van Gebouwen" van de Europese Commissie zijn gebouwen de grootste energieverbruiker in Europa en is 85% van de gebouwen in de EU gebouwd voor 2000, waarbij 75% een slechte energieprestatie heeft. De richtlijn vereist dat gebouwen de uitstoot van broeikasgassen met 60% verminderen tegen 2030 en de koolstofuitstoot volledig elimineren tegen 2050.
- Bedrijven die energie-efficiënte ontwerpen implementeren kunnen hun operationele kosten aanzienlijk verlagen, terwijl gebouwen met betere milieuprestaties betere financiële prestaties laten zien, aldus het CRREM en EPRA rapport "Green Governance". Het rapport stelt ook dat slechts een minderheid van vastgoedbedrijven robuuste governance raamwerken heeft voor Net Zero transitieplannen, en dat sterke governance greenwashing en het risico op rechtszaken vermindert. Volgens de whitepaper omvatten de beste praktijken overzicht op bestuursniveau, duidelijke doelstellingen, transparante rapportage en regelmatige controle.
- Uit een systematische analyse van 18 belangrijke ESG-raamwerken blijkt dat sociale factoren minder consequent aan bod komen dan milieu- of governancefactoren. Er is echter een sterke consensus over het belang van werkgelegenheidspraktijken (inclusie, gelijke beloning, gezondheid en veiligheid, inclusie van minderheden, arbeidsongevallen, sociale bescherming, vrijheid van vereniging, en gemeenschap en bedrijfsethiek (betrokkenheid bij de gemeenschap, productveiligheid, ethische klantrelaties), bevestigt HEC Paris, "Social Factor Coverage in Corporate ESG Frameworks".
De toekomst is gericht op mensen
De manier waarop we werken blijft zich snel ontwikkelen. Om de curve voor te blijven, zullen de meest succesvolle organisaties werkplekken moeten creëren die gebaseerd zijn op hoe mensen daadwerkelijk werken, niet op hoe ze denken dat mensen zouden moeten werken.
Deze verschuiving naar een mensgericht ontwerp van werkplekken is een fundamentele verandering in de manier waarop organisaties denken over hun fysieke omgeving. In de kantoren van de toekomst worden mensen uitgerust en ondersteund om hun beste werk te doen, contact te maken met collega's en het gevoel te hebben dat ze een doel hebben en deel uitmaken van iets dat groter is dan henzelf.
