Waarom een moderne werkplekstrategie belangrijk is voor je team
Weet je nog dat kantoorinrichting het kiezen van meubilair en het opstellen van bureaus betekende? Die dagen zijn al lang voorbij. Werkplekstrategie heeft zich ontwikkeld tot iets veelomvattenders, waarbij gedragswetenschap, organisatiepsychologie en doordacht ontwerp worden gecombineerd om omgevingen te creëren die echt werken voor de mensen die ze gebruiken.
Vooruitstrevende bedrijven erkennen steeds vaker dat hun fysieke werkplek een krachtig middel kan zijn om de cultuur vorm te geven, de productiviteit te verhogen en het welzijn van het team te ondersteunen.
Wat kan je helpen om zo'n toekomstbestendig, mensgericht kantoor te bouwen?
Wat is werkplekstrategie?
Traditionele kantoorplanning begon met de fysieke ruimte en probeerde daar mensen in te passen. Moderne werkplekstrategie draait die benadering volledig om: het is het doelbewust afstemmen van het ontwerp van werkruimten op de bedrijfsdoelen, werkprocessen en behoeften van werknemers van een organisatie. Het is een gegevensgestuurde aanpak die analyseert hoe mensen feitelijk werken om omgevingen te creëren die de productiviteit verhogen, het welzijn ondersteunen en de organisatiecultuur versterken. Een effectieve werkplekstrategie kan kantoren dus veranderen in strategische bedrijfsmiddelen die actief bijdragen aan de bedrijfsprestaties en de betrokkenheid van werknemers.
Hoe benaderen we dit complexe proces bij Space Refinery? We beginnen met het begrijpen van mensen, hun werkpatronen, behoeften, uitdagingen en ambities om omgevingen te creëren die hen dag in dag uit ondersteunen. Onze methodologie voor werkplekstrategieën is een gestructureerd proces dat is gebaseerd op vier belangrijke pijlers:
- Werknemerservaring & feedback: Onze methodologie richt zich op het begrijpen van de werknemerservaring door feedback te verzamelen via enquêtes en workshops. Dit dient als basis voor een werkplekstrategie die is afgestemd op de behoeften van het team en de productiviteit en betrokkenheid verbetert.
- Identificatie van kernwaarden: Dit proces omvat het verkrijgen van een duidelijk begrip van de leidende principes die de gewenste cultuur vormgeven. We werken eraan om de kernwaarden van het bedrijf te vertalen naar de werkruimte, zodat deze overeenkomen met wat belangrijk is voor werknemers en een omgeving wordt gecreëerd die de identiteit van de organisatie versterkt.
- Ruimteplanning voor uiteenlopende behoeften: In deze fase worden de unieke werkstijlen van medewerkers binnen de organisatie onderzocht. We onderzoeken hoe lay-out en faciliteiten diverse behoeften kunnen ondersteunen en zorgen ervoor dat de ruimtes zijn afgestemd op wat teams nodig hebben op basis van hun specifieke manier van werken om hun functies effectief uit te voeren.
- Analyse van werkactiviteiten: Dit onderdeel richt zich op het begrijpen hoe ruimtes verschillende werkfuncties en routines ondersteunen gedurende de werkdag. Het doel is om de functionaliteit en het ruimtegebruik te optimaliseren, zodat de omgeving voldoet aan de praktische behoeften van zowel werknemers als bezoekers en tegelijkertijd de efficiëntie maximaliseert.
Van inzicht tot implementatie
De uitkomsten van ons proces voor werkplekstrategie omvatten praktische hulpmiddelen voor implementatie:
- Bubbeldiagrammen: Visuele weergaven van verschillende functionele gebieden en hun relaties, waarbij ruimtelijke doelen op een visuele manier worden vastgelegd.
- Bestemmingsplannen: Strategische indelingen die je ruimte opdelen in verschillende functionele gebieden, waardoor deze overzichtelijker en efficiënter wordt.
- Sfeerborden: Visuele verzamelingen die de gewenste sfeer weergeven op basis van de voorkeuren van je team.
- Voorlopige plattegronden: Eerste lay-outs die de basisindeling van je ruimte laten zien.
Deze deliverables bieden een uitgebreide routekaart voor het transformeren van uw werkruimte in overeenstemming met de behoeften van uw mensen en uw organisatiedoelen.
De menselijke impact van strategisch ontwerp
Wanneer een werkplekstrategie goed wordt uitgevoerd, gaan de effecten verder dan esthetiek of zelfs productiviteitsmetingen. Mensen voelen zich anders over waar ze werken en gaan zinvoller met elkaar om.
Deze aanpak waarbij de mens centraal staat, levert opmerkelijke resultaten op. Zoals Thomas, medeoprichter en CEO van Nodalviewvertelde ons na de renovatie van hun werkplek: "Ons kantoor maakt onze cultuur tastbaar. Dankzij Space Refinery hebben we een omgeving gecreëerd die onze cultuur weerspiegelt en ons helpt nieuw talent aan te trekken. Het stimuleert ook samenwerking en maakt ons efficiënter, een belangrijke uitdaging voor onze uitbreiding."
A BECI, een toonaangevende bedrijfsondersteunende dienstverlener in Brussel kwam bij ons terecht toen ze zich realiseerden dat hun traditionele kantoorindeling niet langer voldeed aan de veranderende behoeften van hun team. "Toen we begonnen te verbouwen, was dat een strategische beslissing," vertelde Customer Experience Manager Francis De Molder ons. "BECI is een bedrijf dat meer dan 300 jaar oud is. We wilden een positief, modern imago neerzetten." We voerden uitgebreide teamonderzoeken, workshops en leiderschapsinterviews uit om te begrijpen hoe mensen eigenlijk werkten en wat ze nodig hadden. De resulterende ruimte transformeerde niet alleen hoe het team zich op kantoor voelde, maar ook hoe ze samenwerkten en presteerden. "Ik ben echt blij omdat we heel goede feedback krijgen van onze medewerkers, die echt blij zijn om daar te zitten, maar ook van de klanten die elke dag komen," vertelde Francis. "En ze komen terug, wat een goed teken is."
Onze aanpak richt zich sterk op de sociale dimensie van ESG-doelstellingenHet creëren van inclusieve omgevingen die verbinding, saamhorigheid en welzijn bevorderen. Voor een chemiebedrijf in Antwerpenintegreerden we biofiele ontwerpprincipes met overvloedige natuurlijke kleuren en texturen, planten en groen en maximale blootstelling aan daglicht. Het resultaat was een werkruimte waar werknemers een hogere tevredenheid rapporteerden en waar de sociale interactie tussen voorheen gescheiden afdelingen verbeterde.
Deze op de mens gerichte methodologie produceert ruimtes die relaties op de werkplek verbeteren, diverse manieren van werken ondersteunen en een gemeenschapsgevoel bevorderen - waardoor fysieke omgevingen katalysatoren worden voor een positieve organisatiecultuur.
De ROI van strategisch werkplekontwerp
Hoe meten we het succes en de zakelijke voordelen van een kantoortransformatie? De impact van het werkplekontwerp kan worden afgelezen aan deze meetcriteria:
- Verbeterde samenwerking: Mensgerichte ruimtes vergemakkelijken zowel geplande als spontane interacties tussen teamleden - de belangrijkste component voor een soepele samenwerking en creativiteit.
- Beter geconcentreerd werken: In speciale stiltegebieden kan geconcentreerd worden gewerkt zonder afleiding, waarmee de meest voorkomende klachten over kantoortuinen worden verholpen.
- Aantrekken en behouden van talent: In een concurrerende arbeidsmarkt geven onderscheidende werkplekken bedrijven een voorsprong bij het werven en behouden van het beste talent.
- Flexibiliteit voor hybride werk: Ruimtes die zijn ontworpen voor verschillende activiteiten ondersteunen teams, of ze nu volledig op kantoor werken of een hybride rooster volgen.
- ESG-naleving: Ruimtes die zijn gebouwd om de milieu-, sociale en bestuurlijke factoren te ondersteunen, voldoen aan de Europese vereisten van duurzaamheid, sociale impact, welzijn, samenwerking en transparantie.
- Sterkere merkidentiteit: Fysieke omgevingen die bedrijfswaarden weerspiegelen versterken de cultuur bij zowel werknemers als bezoekers.
De toekomst is gericht op mensen
De manier waarop we werken blijft zich snel ontwikkelen. Om de curve voor te blijven, zullen de meest succesvolle organisaties werkplekken moeten creëren die gebaseerd zijn op hoe mensen daadwerkelijk werken, niet op hoe ze denken dat mensen zouden moeten werken.
Deze verschuiving naar een mensgericht ontwerp van werkplekken is een fundamentele verandering in de manier waarop organisaties denken over hun fysieke omgeving. In de kantoren van de toekomst zullen mensen worden uitgerust en ondersteund om hun beste werk te doen, contact te maken met collega's en het gevoel te hebben dat ze een doel hebben en deel uitmaken van iets dat groter is dan henzelf.
